Мониторинг удалённых сотрудников
В каких случаях необходим контроль рабочего времени сотрудников и какую пользу он может принести организации. Случаи из судебной практики, этический подход в построении системы мониторинга
28 октября, 2021 по
Мониторинг удалённых сотрудников
ИТ-Экспертиза
| No comments yet

Кому это интересно?

Концепция удалённой работы, разработанная Джеком Ниллесом ещё в 1972 году, получила свое второе рождение в период коронавирусной пандемии. Сегодня многие работодатели поддерживают эту идею.  У такой работы есть свои плюсы и минусы. Например, не надо тратиться на аренду офисов. Поэтому количество удаленщиков растёт неукоснительно. Удалёнка предполагает самостоятельность. Работник сам решает, как организовать рабочее время и улучшить свои результаты. Однако, не каждый работник отличается самодисциплиной и исполнительностью.

Задача контроля и учета рабочего времени удаленщиков в нашей компании родилась под действием двух факторов внешнего (потребностей) и внутреннего (возможностей). Как-то на презентации комплекса САКУРА у одного из заказчиков присутствовали кроме ИТ-шников и ИБ-шников представители кадровой службы, которым предстоял очередной этап внедрения систем автоматизации. Кадровик задал вопрос: «Ну, если этот комплекс такой крутой, не может ли он параллельно еще и контролировать сколько времени удаленщик действительно работает, а сколько имитирует «бурную деятельность»?» Наши разработчики подумали-подумали, проанализировали отчеты мониторинга и ответили: «Может! И весьма эффективно!»

Конечно, в первую очередь, вопрос контроля и учета рабочего времени касается бухгалтеров и кадровых работников. Не будем забывать о праве и обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, в том числе и на удаленке (1) , причем Роструд на портале Онлайнинспекция.рф разъяснил, что конкретный способ учета работодатель выбирает самостоятельно. Однако, как уже говорилось, жизнь течет, ситуации возникают разные. А в когда работник выполняет свои трудовые функции вне офиса, работодателю сложно контролировать выполнение ими трудовых обязанностей и выявлять нарушения трудовой дисциплины. Поэтому часто возникают споры, при рассмотрении которых судам приходится решать вопросы, связанные с установлением факта прогула, направления отчета о проделанной работе, направления и получения документов как работником, так и работодателем, ознакомления с локальными нормативными актами работодателя, вопросы использования технических средств связи для выполнения работы или взаимодействия с работодателем. Причем, судам не всегда бывает просто установить истину и вынести справедливое решение. Здесь требуется сбор и фиксация определенной доказательной базы, позволяющей правильно выполнить все процедуры вынесения взыскания работнику в соответствии с Трудовым кодексом.

Новые поправки к Трудовому кодексу обязывают работодателя обеспечивать дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (2) . Правда, работник вправе использовать для этих целей, свой личный компьютер, но в этом случае работодатель обязан выплачивать работнику компенсацию (3), то есть фактически работодатель берет компьютер работника в аренду. Следовательно, он является активом работодателя. А работник обязан бережно относиться к имуществу работодателя (4)

Если же работник отклонился от выполнения своих трудовых обязанностей, потратил рабочее время на личные вопросы, использовал ресурс работодателя в этих самых личных целях, то такие действия вряд ли можно считать бережным отношением к имуществу работодателя. 

Контроль за работой удаленного работника прежде всего будет полезен в следующих случаях:

  • разрешение трудовых споров (5), связанных с прогулами, опозданиями, нарушением трудового распорядка (на практике появились случаи, когда работника при отсутствии на рабочем месте, работающего дистанционно по согласованию с работодателем, увольняли за прогул);

  • расчета компенсаций удаленному работнику за использование (амортизацию) личного компьютера, программного обеспечения, электричества, Интернета;

  • расчета возмещения удаленным работником за порчу имущества (программного обеспечения, компьютера), принадлежащего работодателю или использования данного имущества не по назначения;

  • расчета заработной платы за фактически отработанное суммарное время.

Кроме того, такой учет будет полезен и руководителям подразделений и проектов при определении размера участия того или иного работника в реализации поставленных задач (гриды, премии), планирования дальнейшей деятельности. Ну, и конечно же, это будет полезно топ-менеджерам при оценке суммарной задействованности подразделения в общем производственном процессе (время активности за компьютером и в конкретных приложениях, управление KPI).

Судебная практика. 
При удаленной работе очень важно все оформить правильно и документально. В трудовом договоре должна присутствовать фраза: «Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы с использованием сети Интернет», «Работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно)» или подобное. В противном случае суды не считают такую работу удаленной. Однако, рассматривая одно из дел об увольнении удаленщика за прогул, Верховный суд указал (6), что, если работник трудится в новых условиях с ведома или по поручению работодателя или его представителя, стороны фактически договариваются об изменении трудового договора. Поэтому соглашение нужно считать заключенным даже если в трудовом договоре работника ничего не сказано про дистанционную работу. Суды должны проверять фактические условия труда, которые можно установить из: 
- служебных записок о переводе на дистанционную работу; 
- наличия у работника удаленного доступа к рабочей системе; 
- факта, что все рабочие вопросы решались через электронную переписку;
- факта, что работнику предоставлен адрес корпоративной электронной почты; 
- свидетельских показаний.

Одним из свидетельств работы на удаленке может быть и отчет системы мониторинга, подтверждающий, что работник обращался к информационной системе работодателя для решения служебных вопросов.

Судебная практика. 
По условиям договора работодатель принял на себя обязательства обеспечить сотрудника необходимой аппаратурой. Так, женщине, принятой на должность регионального представителя, компания предоставила планшет с необходимым для работы программным обеспечением. Но через какое-то время он вышел из строя, и работница не могла в числе прочего отправлять работодателю ежедневные отчеты о работе. Сначала ей объявили выговор, а потом уволили за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей. Суд восстановил женщину на работе с выплатой зарплаты за время вынужденного прогула. Доводы работодателя, что она могла направлять необходимые отчеты со своего личного компьютера, суд отклонил. Ведь трудовой договор с сотрудницей не обязывает ее использовать личную технику для работы, а также в нем не согласованы условия о компенсации износа и эксплуатации техники (7).

Система мониторинга отслеживает в том числе и состояние удаленного компьютера. Установленное на нем программное обеспечение и готовность к работе. Своевременное обнаружение проблем с компьютером удаленщика не позволила бы ему опротестовать свое увольнение в суде.

Судебная практика. 
Работник, осуществляющий свою деятельность дистанционно, обратился в суд с иском о признании незаконным привлечения его  к дисциплинарному взысканию за то, что самовольно изменил место исполнения трудовых обязательств. Суд признал, что указание места работы является существенным условием трудового договора, а его изменение существенно для работодателя, так как первоначально предполагалось, что таким местом будут районы крайнего севера, где имеются особые надбавки, и на этом основании отказал в иске (8).

Система мониторинга, позволяющая определить геолокацию рабочего места удаленного сотрудника, позволяет избежать нежелательных трудовых споров, связанных с несанкционированной сменой места работы.

Судебная практика. 
Работник обратился к работодателю с требованием оплатить сверхурочную работу, мотивируя это тем, что он находился в это время на работе. В качестве подтверждения были представлены данные электронной системы контроля доступа (СКУД). Кассационный суд указал что, выписка из пропускной системы не имеет целью учет рабочего времени и времени отдыха сотрудников, признал факт сверхурочной работы не доказанным, а единственным документом, предназначенным для ведения учета рабочего времени, является Табель учета рабочего времени. Однако Верховный суд с такой позицией не согласился (9). Судьи приняли в качестве доказательства сверхурочной работы путевые листы, отклонив доводы организации о том, что табель – это единственный документ, подтверждающий переработку.

Аналогично, отчет системы мониторинга может служить доказательной базой времени исполнения работником удаленно своих обязанностей и отклонить претензии о переработках.

Судебная практика. 
Работодатель сократил единицу юрисконсульта на 0,5 ставки, обосновывая законность тем, что значительно снизился объем претензионной работы из-за завершения проектного и строительного этапа реконструкции животноводческого комплекса. В качестве одного из доказательств были приведены данные мониторинга, из которых следовало, что штатный юрист большую часть рабочего времени проводил в социальных сетях с рабочего компьютера. Суд данный довод принял во внимание и отклонил требования работника о признании незаконным сокращения ставки юрисконсульта (10).

Результаты мониторинга явились доказательной базой, позволившей обосновать необходимость сокращения ставки работника.

Судебная практика. 
Средствами мониторинга работника засекли за просмотром социальных сетей и прочих развлекательных сайтов с рабочего компьютера. Работодатель изъял компьютер и исследовал журнал посещения сайтов браузера, где были обнаружены ссылки на посещаемые работником страницы сайтов, касающиеся продажи автомобилей, сервисы выбора товаров личного пользования, развлекательные сайты и социальные сети. Работнику объявлен выговор. Суд, рассматривая иск работника о признании незаконным приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности, принял в качестве допустимого доказательства акт осмотра журнала браузера (11).

Средства мониторинга позволили выявить нарушение трудовой дисциплины. Вместо представления в суд в качестве доказательства акт осмотра журнала браузера, имеется возможность предоставление отчета о мониторинге, содержащем аналогичную информацию.

Для чего нужен контроль?

Отсутствие достаточной силы воли, при неизбежном наличии домашних отвлекающих факторов, может негативно сказаться на качестве работы удаленного работника. Минуты лени и прокрастинации случаются со многими. Они могут превратиться в целые часы интернет-серфинга, переписки в социальных сетях или просмотра сериалов. Спасает ситуацию автоматизированный контроль сотрудников, выстроенный четко и понятно для обеих сторон. Контроль и учет рабочего времени удаленных работников является важной составляющей бесперебойного рабочего процесса. В отсутствие такого контроля, работодатель рискует получить ощутимые убытки. Опрос PwC выявил три основных страха работодателей, касающихся удаленной работы:

  • финансовые последствия;

  • глобальный спад производства и экономического роста;

  • снижение производительности.

Также, согласно отчету OWL Labs, 82% руководителей опасаются, что сотрудники на удаленке менее продуктивны и внимательны. Беспокойства обусловлены тем, что они не видят, чем заняты их подчиненные в рабочие часы.

Законность

Работодатель вправе контролировать исполнение работником трудовой функции любыми законными способами, в том числе и осуществлять контроль за использованием служебной техники, корпоративной почты. При этом риск раскрытия личной переписки лежит на работнике, если он ведет ее со служебного компьютера и с использованием рабочего почтового ящика, иных средств связи, предоставленных работодателем. Отметим, что работодатель при этом не вправе использовать технические и программные средства, применение которых разрешено только ограниченному кругу лиц в специальных условиях (спецслужбы, правоохранительные органы и т. п.), например, средств дистанционной прослушки или дистанционного доступа к личным мобильным и иным устройствам работника. В этом плане более правильным выглядит применение программных средств, основанных на анализе интернет-траффика, использования приложений, аппаратных ресурсов, но весьма сомнительно использование средств перехвата по типу кейлоггеров.

Используя программу мониторинга лицо, осуществляющее мониторинг, рискует получить доступ к личным данным своих работников, о которых ему знать не следует. Чтобы этого избежать, необходимо объяснить каждому работнику, как работает программа мониторинга, какие данные собирает и что нежелательно делать на рабочем компьютере. Однако, и такие рекомендации могут быть проигнорированы работником и остается шанс, что, работая с программой для мониторинга, вы наткнётесь на чьи-то личные данные: переписки, платёжные реквизиты и т. д.

Необходимо заранее продумать свои действия в этом случае – и позаботиться о том, чтобы вся собранная программой информация была под надёжной защитой. Именно поэтому, кстати, мы предлагаем размещать Kickidler, как On-Premise решение, на собственных серверах компании или в проверенном облаке.

Работник согласно ч. 1 ст. 21 ТК РФ имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте, поэтому работодатель обязан уведомить работника под роспись о возможности проведения контрольных мероприятий. В частности, в обязательном порядке работников уведомляют о ведении мониторинга и контроля за активностью рабочих компьютеров, прочих мониторинговых действий. Нарушение данного требования дает право работнику требовать компенсации морального вреда за нарушение его трудовых прав, а именно права на получение достоверной и полной информации об условии труда и мерах по охране труда. Правда, на практике, работники редко обращают на это внимание и редко предъявляют претензии работодателю при отслеживании активности пользователей на рабочих компьютерах.

Как контролировать удаленку (Комплексный подход для эффективной организации труда)

      Большинство организации, в которых есть удаленщики, сильно не озадачиваются вопросом, сколько времени работник проводит с компьютером. Для них главное –  своевременное выполнение проектов, ориентация на результат. Если же нахождение работника на рабочем месте имеет принципиальное значение, можно использовать специализированное программное обеспечение. Однако, какие бы инструменты контроля и учета рабочего времени удаленщика не использовались, они всё равно остаются лишь инструментами. Прежде всего необходимо организовать рабочую среду, озаботиться коммуникациями (мессенджеры, видеоконференции, общие чаты) и, конечно, внимательно следить за состоянием каждого сотрудника, за его вовлечённостью и мотивированностью.

      И еще, очень важно проявлять при контроле тактичность и деликатность.  Слишком навязчивый контроль демотивирует любого работника, истощает его силы постоянным стрессом и ощущением слежки. Поэтому показывать свою информированность работнику можно только в исключительных случаях. В остальное время достаточно автоматических уведомлений о нарушениях, которые не создают ощущения «стеклянного колпака» и не вызывают у работника лишнего негатива. Практика показывает, что чем менее заметно наблюдение работодателя за работающими удаленно, тем лучше. Работник должен знать, но не замечать такого контроля на практике.  Никто не любит, когда за ним следят, но практически все согласны с тем, что:

      • на работе нужно работать;

      • компания платит деньги и имеет право контролировать, что делают её сотрудники в рабочее время.

      По общему правилу сотрудник на удаленной работе самостоятельно решает, в какое время трудиться и отдыхать (12). К примеру, можно установить часы обязательных сеансов связи работника с работодателем, а можно обязать работника использовать специальные программные продукты, которые фиксируют активность пользователя и позволяют определить, сколько времени он фактически уделил работе, именно работе, а не играм на компьютере. Второй способ и проще, и эффективнее. И именно это позволяет сделать комплекс САКУРА, который позволяет контролировать время начала и время окончания рабочего дня, количество и продолжительность перерывов, а также контроль действий сотрудников. 

      Кроме того, САКУРА позволяет определить в какой программе работал или на какой сайт заходил удаленный работник в тот или иной момент. При этом, комплекс САКУРА сознательно не перехватывает сообщения и нажатия клавиш. Во-первых, потому, что зачастую эта информация не обрабатывается службой информационной безопасности и ее сбор излишен при переводе сотрудников на удаленку. Во-вторых, потому что, при использовании для выполнения трудовых функций личных компьютеров сложно определить границу между рабочим и личным использованием устройств, а перехват личной информации работниками воспринимается крайне отрицательно. Ну и в-третьих с этой задачей намного успешнее справляются другие, специализированные системы, например, DLP-системы и нет смысла дублировать их функции. Зато комплекс САКУРА умеет определять местоположение компьютеров удаленных пользователей, что позволяет работодателю исключить возможность подключения из недоверенных мест или из-за границы и таким образом предотвратить возможные утечки информации.

      Так что, установив САКУРА, работодатель не только может выполнить требования Трудового кодекса по контролю за фактически отработанным работником временем, но и обеспечить доверенную среду обработки информации в соответствии с рекомендациями регуляторов, проводя постоянный мониторинг состояния удаленных рабочих. 

      Если вы не хотите, чтобы работников душило ощущение слежки в рабочее время при использовании мониторинга, необходимо:

      • не скрывать от работников факт мониторинга их компьютеров;

      • предоставить им всю информацию о программном обеспечении;

      • ознакомить работников о целях мониторинга и о том, какие именно данные будут контролироваться.

      И еще, отнеситесь с пониманием к возможной первичной негативной реакции работников на ведение мониторинга. Сгладить это можно, показав его плюсы как для компании, так и для самого удаленно работающего сотрудника.

      Сергей Вихорев,
      Советник Генерального директора 
      ООО «ИТ-Экспертиза»*


      (1) ТК РФ Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени.
      (2) ТК РФ Статья 312.6. Особенности организации труда дистанционных работников
      (3) ТК РФ Статья 312.6. Особенности организации труда дистанционных работников
      (4) ТК РФ Статья 21. Основные права и обязанности работника
      (5) Трудовые споры – неурегулированные разногласия между субъектами трудового права по поводу применения законодательства о труде, договоров о труде, либо установлении новых или изменении существующих условий труда, разрешаемые в порядке, установленном законом.
      (6) Определение ВС от 16.09.2019 № 5-КГ19-106
      (7) Апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 25.07.2017 № 33-14989/2017
      (8) Апелляционное определение Мурманского облсуда № 33-1584-2019 от 23.05.2019 года
      (9) Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 19.08.2019 № 18-КГ19-77
      (10) Апелляционное определение Новгородского облсуда от 06.06.2012 г. № 2-1935/12-33-823
      (11) Апелляционное определение Рязанского облсуда от 11.02.2015 г. № 33-335
      (12) ТК РФ, ч. 1 ст. 312.4 Особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника
      * На правах рекламы
      Мониторинг удалённых сотрудников
      ИТ-Экспертиза 28 октября, 2021
      ПОДЕЛИТЬСЯ ЭТИМ ПОСТОМ
      Войти to leave a comment